01417 Prozesse im Unternehmen – Strukturierung und Darstellung
In diesem Beitrag erfahren Sie, was unter einem Prozess im Zusammenhang mit einem Unternehmen oder einer Organisation zu verstehen ist und wie Prozesse strukturiert, dargestellt und dokumentiert werden können.
Die verschiedenen Möglichkeiten werden anhand von konkreten Beispielen aus der Praxis erläutert.
Autor: Georg Grzonka
Arbeitshilfen: Für einfache Prozessabläufe eignet sich eine Darstellung in Tabellenform. Eine entsprechende Darstellung finden Sie im hierfür angefügten Beispiel im MS-Word-Format. Die Visualisierung der Prozessschritte durch unterschiedliche Symbole in einer Kombination von Ablaufdiagramm und Tabelle verbessert die Übersichtlichkeit. Eine entsprechende Darstellung finden Sie im hierfür angefügten Beispiel im MS-Word-Format. In der Prozessdarstellung als Flussdiagramm sind die Verzweigungen des Prozesses anschaulich visualisiert. Texte für die Prozessschritte und die zuständigen Funktionsträger sind in die Symbole integriert. Eine entsprechende Darstellung finden Sie im hierfür angefügten Beispiel im MS-PowerPoint-Format. Das beigefügte Beispiel im MS-Visio-Format zeigt ein spezielles Prozessablaufdiagramm, in dem sowohl die Prozessschritte als auch die Dokumente und die prozessbeteiligten Abteilungen/Personen dargestellt sind. Diese Form der Darstellung wird auch als Swimlane-Prozessabbildung bezeichnet. Die ISO 9001 fordert, dass die Abfolge und Wechselwirkung der Prozesse festgelegt (Normabschnitt 4.1b) und im Qualitätsmanagementhandbuch beschrieben werden (Normabschnitt 4.2.2c). Um die Abfolge und Verknüpfungen der Prozesse sichtbar zu machen, kann man sie in einer Prozesslandkarte darstellen. Eine entsprechende Darstellung finden Sie im hierfür angefügten Beispiel im MS-PowerPoint-Format. von: Vita:
Dipl.-Ing., freier Berater, qm-grzonka Unternehmensberatung für Qualität und Prozessmanagement, Düsseldorf |
ProblembeschreibungDie Begriffe „Prozess” und „Prozessorientierung” sind heute in Industrie- und Dienstleistungsunternehmen zu einem festen Bestandteil des Managementvokabulars geworden. Die ISO 9001
[1]1
DIN EN ISO 9001:2008 – Qualitätsmanagementsysteme – Anforderungen (ISO 9001:2008); Dreisprachige Fassung EN ISO 9001:2008
hat mit ihrem prozessorientierten Ansatz einen entscheidenden Impuls hierfür gegeben. Managementsystemnormen wie die ISO/IEC 20000-1 ff.
[2]2
ISO/IEC 20000-1:2011 – Informationstechnik – Service Management – Teil 1: Spezifikation für Service Management
und andere folgen dem Ansatz konsequent. Die Normen machen allerdings nur sehr allgemeine Aussagen dazu, wie Prozesse im Unternehmen strukturiert, dargestellt und dokumentiert werden sollen.
Dies hat zur Folge, dass in der Zwischenzeit eine Vielzahl von Prozessbegriffen mit den unterschiedlichsten Definitionen und Inhalten entstanden ist, was es dem Anwender in der Praxis nicht leicht macht, sich zurechtzufinden. So werden z. B. die Begriffe „Geschäftsprozess”, „Hauptprozess”, „Kernprozess” oder „Schlüsselprozess” einerseits völlig unterschiedlich interpretiert, andererseits aber auch synonym verwendet.
Häufige Fragen
Einige andere Fragen werden in der Praxis häufig gestellt: