Steigender IT-Kosten-Anteil
Der Anteil der direkten und indirekten IT-Kosten an den Gesamtprozesskosten vieler Unternehmen und Verwaltungen steigt kontinuierlich. Die Ablösung traditioneller Verfahren der Prozessunterstützung reduziert die „Papierabwicklung” bei klassischen Massenprozessen wie z. B. Bestellabwicklung oder Auftragsbearbeitung. Oft erreichen IT-Kosten prozentual bereits einen wesentlichen Anteil der Prozesskosten, wie z. B. beim Betrieb von Online-Shops.

Verrechnung von IT-Kosten notwendig
Viele Unternehmen erkennen, dass eine Verrechnung von IT-Kosten notwendig ist, um Analysen zu erstellen. Häufig werden die IT-Kosten nicht erfasst, nicht verteilt oder auf die Kostenstellen geschlüsselt. Das Ergebnis ist in beiden Fällen identisch: Eine Planung, Kontrolle und Steuerung der IT-Kosten entfällt. Ein Umlageverfahren signalisiert allenfalls, dass IT-Leistungen nicht kostenlos erhältlich sind, d. h. das Kostenbewusstsein der Fachabteilung wird tendenziell gesteigert. Die betroffenen Unternehmen verfügen über kein IT-Kostenmanagement und sind nicht in der Lage, ihre IT-Kosten zu steuern.

Für die Bedarfsträger ist ein Soll-Zustand anzustreben, der IT-Kosten und IT-Leistungen über Bezugsgrößen plant, kontrolliert und steuert. Die IT-Kostenbelastung und -steuerung erfolgt auf der Basis von SLA-Vereinbarungen (SLA = Service Level Agreement) über die IT-Abteilung gemeinsam mit dem Bedarfsträger.

Das strategische IT-Kostenmanagement dient der Gestaltung der Kostenstrukturen, der Kostenhöhe und des Kostenverlaufs durch Beeinflussung der IT- und Geschäftsstrategie mit dem Ziel, die IT-Kapazitäten an die Zielsituation anzupassen. Zentrale Einflussbereiche sind die Kostenhöhe, die Kostenstruktur und der Kostenverlauf. Das operative IT-Kostenmanagement steuert die Höhe und den Verlauf der IT-Kosten bei gegebener Geschäfts- und IT-Strategie und IT-Kapazitäten (Hardware, Software, Personal, Dienstleistungen).

Kostenhöhe
Der Einfluss des strategischen IT-Kostenmanagements auf die Kostenhöhe betrifft die Beeinflussung der Handlungsparameter: Menge x Preis (vgl. Abbildung 1). Die Zielsetzung besteht in der Reduzierung des Verbrauchs an IT-Leistungen und der Beschaffungspreise. Typische Beispiele sind:

Kostenstruktur
Die Beeinflussung der Struktur der IT-Kosten umfasst die gezielte Veränderung des Verhältnisses von fixen und variablen IT-Kosten (vgl. Abbildung 2).

Ein häufig genanntes Ziel des Kostenmanagements ist die Umwandlung von fixen in variable IT-Kosten, um die Flexibilität bei Absatz- und Ertragsschwankungen zu erhöhen. Häufig anzutreffende Beispiele hierzu sind:

Kostenverlauf
Die Beeinflussung des Verlaufs der IT-Kosten besteht insbesondere in der Gestaltung von sprungfixen Kosten und der Vermeidung von Leerkosten. Ziel des Kostenmanagements ist die Vermeidung von Kostenremanenzen durch nicht abbaubare Fixkosten bei Beschäftigungsrückgang (vgl. Abb. 3).

Als praxisnahe Beispiele lassen sich anführen:

Bewusstsein für Kosten schaffen
Die IT-Kosten- und Leistungsrechnung liefert dem internen IT-Kunden (Fachabteilungen wie Einkauf, Personalwesen, Vertrieb) Hinweise zur Kosteneinsparung und Optimierung der Geschäftsprozesse. Dadurch ist der Leistungserbringer (IT-Abteilung) in der Lage, seine Kostenstruktur und Leistungen zu optimieren. Reine Kostenumlageverfahren, also Verrechnung nach festen Quoten, bieten dem IT-Kunden keine Transparenz über Auswirkungen seiner Entscheidungen und auch keinen Anreiz für von ihm initiierte Kostensenkungen. Es geht u. a. darum, Kostenbewusstsein bei den IT-Kunden zu schaffen. Hierzu muss er jedoch „seine” IT-Kosten und die dazugehörigen Leistungen kennen und z. B. folgende Fragen beantworten können:

Eine IT-Kosten- und Leistungsrechnung

Schematischer Aufbau
Abbildung 4 dokumentiert den schematischen Aufbau der IT-Kosten- und Leistungsrechnung. Die Darstellung zeigt datenliefernde Systeme (Sender), wie sie häufig anzutreffen sind. Aus der Finanzbuchhaltung gelangen z. B. Eingangsrechnungen, aus der Materialwirtschaft Materialentnahmen (z. B. Austausch einer Tastatur) und aus der Personalwirtschaft Personalkosten und ggf. Leistungsmengen (z. B. angefallene Stunden der Softwareentwickler für IT-Projekte) in die IT-Kostenartenrechnung. Spezielle Softwaresysteme, wie z. B. das IT-Assetmanagement oder eine IT-Leistungsverrechnung liefern Bestandsdaten und Bewegungen über IT-Assets (Hardware, Software, Zubehör) und Zeitverbräuche für IT-Projekte oder Störungsbeseitigungen.

IT-Kostenstellenrechnung
Die IT-Kostenstellenrechnung verteilt die angefallenen IT-Kosten mit Hilfe des Betriebsabrechnungsbogens (BAB) möglichst verursachungsgerecht auf empfangende Kostenstellen. Eine IT-Auftragsabrechnung innerhalb der Kostenstellenrechnung dient der Sammlung und Verteilung von länger laufenden oder besonders wichtigen Maßnahmen, insbesondere von IT-Projekten oder Lizenzkosten für ERP-Systeme.

IT-Kostenträgerrechnung
Die IT-Kostenträgerrechnung ermittelt die Kalkulationen für die IT-Produkte der IT-Abteilung, z. B. den Preis für eine Beraterstunde etc., wenn die Leistungen extern vermarktet werden. In der IT-Erfolgsrechnung wird der Ergebnisbeitrag der IT zum Gesamterfolg des Unternehmens ermittelt. Der IT-Leiter erkennt, welchen Anteil seine Leistung an den Ergebnissen des Unternehmens erreicht. Datenempfänger der IT-Kosten- und Leistungsrechnung sind neben dem Berichtswesen die Fakturierung (wenn die IT-Abteilung auch externe Umsätze außerhalb des eigenen Unternehmens erzielt) und die Finanzbuchhaltung. Das IT-Berichtswesen entnimmt Daten, bereitet diese empfängergerecht auf und verteilt sie an die Führungskräfte im Unternehmen.

Die Abbildung der IT-Kosten- und Leistungsrechnung kann mit marktgängigen ERP-Systemen erfolgen. IT Asset Management
Das IT Asset Management ist die mengen- und ggf. auch wertmäßige Bestandsführung von IT-Komponenten (Hardware und deren Einzelkomponenten wie Speichererweiterungen, Software und Services wie z. B. Benutzerkennungen) aus Sicht des Endbenutzers.

Für die Realisierung der IT-Leistungserfassung stehen am Markt spezialisierte Softwaresysteme zur Verfügung, welche u. a. über vielfältige Detailfunktionen verfügen, wie z. B. die Übernahme von Daten aus Vorsystemen (CPU-Zeiten, Online-Zeiten, u. a.) und deren Aufbereitung.

Die Kostenartenrechnung ist eine strukturierte Erfassung von IT-relevanten Kosten. Die Gliederung der IT-Kostenarten ist unternehmensindividuell festzulegen. Sie hängt von der IT-Organisation (z. B. eigene IT-Abteilung vs. Outsourcing, Einsatz von Standard- oder Individualsoftware) und weiteren Faktoren ab. Grundsätzlich sind alle IT-relevanten Werte durch geeignete IT-Kostenarten zu erfassen:

IT-Hauptkostenarten
Zu unterscheiden sind primäre Kostenarten (z. B. Rechnung eines Softwarehauses über Programmier- und Beratungsleistungen) und sekundäre Kostenarten für die interne Leistungsverrechnung (z. B. Weiterbelastung der Projektkosten an die beteiligten Fachbereiche). Übliche Untergliederungen sind IT-Material, IT-Entwicklung, IT-Betrieb, IT-Abschreibungen und IT-Miete/Leasing.

Einzelkosten
Ausgehend von der Kostenartenrechnung werden die IT-Kosten in IT-Einzelkosten und IT-Gemeinkosten gesplittet. IT-Einzelkosten lassen sich einzelnen Produkten unmittelbar zurechnen. Dies können Produkte eines Industrieunternehmens sein (z. B. Softwarelizenzen für die Motorsteuerungssoftware bei einem Motorenhersteller) oder IT-Produkte eines Softwarehauses oder IT-Beratungsunternehmens (z. B. Rechnung eines externen Beraters für ein im Kundenauftrag entwickeltes Softwaresystem sind IT-Einzelkosten für das IT-Produkt „Softwaresystem”).

Gemeinkosten
Nicht direkt zurechenbare IT-Gemeinkosten werden über die Kostenstellenrechnung mit Hilfe unterschiedlicher Verfahren auf IT-Produkte verteilt. So nutzen z. B. Softwareentwickler der IT-Abteilung das Internet für Recherchen und Downloads von Software. Die hierfür anfallenden Gebühren lassen sich aber im Normalfall nicht einzelnen Projekten der Entwicklerarbeit zuordnen. Sie sind nach geeigneten Kriterien zu verteilen. Hierzu wird die Kostenstellenrechnung genutzt. Zunächst werden die IT-Kosten der IT-Vorkostenstellen (z. B. Rechenzentrum, PC-Service, Anwendungsberatung) gesammelt und auf die Hauptkostenstellen (auch Endkostenstellen genannt) verteilt. Hauptkostenstellen sind die Endabnehmer der IT-Leistungen, z. B. Vertrieb, Fertigung, Personal u. a. Über Kalkulationssätze lassen sich die Gemeinkosten auf Produkte verrechnen.

In kleineren Unternehmen wird die IT-Abteilung auf einer Kostenstelle geführt. Die kontierten Kosten werden mit einem einfachen Schlüssel (Anzahl Mitarbeiter o. ä.) auf die Nutzer im Unternehmen verteilt. Größere Unternehmen mit komplexeren organisatorischen Strukturen in der Informationsverarbeitung versuchen differenziertere Kostenverrechnungen vorzunehmen. Die Übertragung der typischen IT-Organisationsstruktur in eine IT-Kostenstellenstruktur ist meist nicht ausreichend, um Kosten und Leistungen der IT verursachungsgerecht steuern zu können. Abbildung 5 zeigt eine mögliche Struktur für IT-Kostenstellen.

Verrechnungsgrößen
Die Ermittlung von Verrechnungsgrößen ist kostenstellenindividuell zu klären. In Betracht kommen Mengen und Wertgrößen. Projektkosten, die auf Projektkostenstellen gesammelt werden, werden meist nach Personentagen weiterverrechnet. Für Rechenzentrumsleistungen werden meist Zeitverbräuche der Rechnerbelastung oder Plattenplatzmengen als Grundlage verwendet. Kosten zur Erstellung von Druckleistungen werden üblicherweise nach dem Output (Anzahl Druckseiten) weiterbelastet. Die Bereitstellung, Wartung und Entstörung von IT-Arbeitsplätzen erfolgt in der Regel nach Pauschalgrößen, die sich an Marktgrößen orientieren.

Mehrstufiger Betriebsabrechnungsbogen
Das Fallbeispiel behandelt die Verteilung von IT-Kosten im sogenannten mehrstufigen Betriebsabrechnungsbogen, der innerhalb der Kostenstellenrechnung dazu dient, IT-Kosten zunächst auf IT-Kostenstellen (z. B. Rechenzentrum) zu sammeln und die Kosten anschließend auf Endkostenstellen (z. B. Vertrieb) weiter zu verrechnen. Das Beispiel ist bewusst einfach gehalten, um Einsteigern in die Kostenrechnung einen Überblick über die Thematik zu gewähren. Es werden grundsätzlich Vollkosten betrachtet, eine Differenzierung in beschäftigungsabhängige Teilkosten und beschäftigungsfixe Kosten erfolgt nicht.

Bei der „IT-Kosten GmbH” fallen IT-Kosten in erheblichem Umfang an. Das Unternehmen verwendet zur internen Leistungsverrechnung einen mehrstufigen Betriebsabrechnungsbogen, der in Vor- und Hauptkostenstellen untergliedert ist. Ausgangsdaten
Die Ausgangsdaten sind in der Abbildung 6 dargestellt.

Die Vorkostenstellen werden u. a. für die Verrechnung der IT-Kosten genutzt. Das Unternehmen hat zur differenzierten Verrechnung der IT-Kosten drei IT-Vorkostenstellen gebildet: Rechenzentrum, Anwendungsberatung und PC-Service. Die Kosten für Personal, Hardware, Internetnutzung und Kalkulatorische Abschreibungen werden lt. Tabelle 1 auf die Kostenstellen des Unternehmens verrechnet.

Verteilung der Einzelkosten
Die angefallenen Personalkosten werden aus dem Personalabrechnungssystem übernommen und anhand der gezahlten Gehälter und Sozialkosten für die Mitarbeiter auf alle Kostenstellen verteilt. Die anteiligen Kosten für das Rechenzentrum betragen 3 %, für die Anwendungsbetreuung 6 % und für den PC-Service 3 % der Gehaltssumme. Die Hardwarekosten werden anhand der installierten Personalcomputer auf die Kostenstellen verteilt. Hierbei wird die Anzahl der Geräte zum Monatsende zugrunde gelegt. Die Internetgebühren werden nach der je Anschluss erfassten Nutzungszeit auf die Kostenstellen verteilt. Kalkulatorische Abschreibungen und Zinsen auf Anlagegüter werden anhand der in der Anlagenbuchhaltung erfassten Vermögensgegenstände verteilt. Hieraus ergeben sich primäre Gemeinkosten in den IT-Vorkostenstellen in Höhe von 255.238,– Euro (Rechenzentrum), 563.097,– Euro (Anwendungsberatung) und 351.116,– Euro (PC-Service), die im nächsten Schritt auf die Endkostenstellen zu verrechnen sind. Weitere Kostenarten werden aus Gründen der Vereinfachung nicht weiter betrachtet, da die IT-Kosten im Vordergrund des Fallbeispiels stehen.

Verrechnungsgrundlagen
Die Kosten der IT-Vorkostenstellen sollen mit dem Umlageverfahren den Endkostenstellen Einkauf, Fertigung und Sonstige zugerechnet werden. Die Verteilung der Kosten der IT-Vorkostenstellen erfolgt nach den in Tabelle 2 dargestellten Verrechnungsgrundlagen.

Die im Rechenzentrum anfallenden Kosten in Höhe von 255.238,– Euro werden anhand der verbrauchten Rechenzeiten der Endkostenstellen vollständig verteilt. Eigenverbräuche des Rechenzentrums an Rechenleistungen werden außer Acht gelassen. Die für IT-Projekte der Endkostenstellen erfasste Arbeitszeit ist Grundlage für die Verrechnung der Kosten der Anwendungsberatung (563.097,– Euro). Die Kosten für den PC-Service werden proportional zu den installierten PCs (Stand Monatsende) auf die Endkostenstellen verteilt (351.116,– Euro).

Ergebnis im Betriebsabrechnungsbogen
Das Ergebnis der internen IT-Leistungsverrechnung zeigt der IT-Betriebsabrechnungsbogen in Abbildung 7. Im oberen Bereich erfolgt die direkte Verteilung der primären Gemeinkosten. Der untere Bereich übernimmt die Verteilung der IT-Vorkostenstellen auf Endkostenstellen (Hauptkostenstellen).

Fazit
Die IT-Kosten- und Leistungsrechnung erfordert methodisch keine speziellen Instrumente. Ein ausgebautes allgemeines Finanz- und Rechnungswesen kann die Anforderungen der IT-Kostenrechnung an die Kostenerfassung und -verteilung im Normalfall erfüllen. Allerdings sind hierzu konzeptionelle Vorarbeiten notwendig, die von der IT-Leitung und dem IT-Controlling durchzuführen sind. Hierzu gehören die Strukturierung der Kostenarten und Kostenstellen für die IT und deren Implementierung in das vorhandene Rechnungswesen. Der strategische Nutzen einer IT-Kosten- und Leistungsrechnung besteht in der Transparenz von IT-Kosten und Leistungen. Sie dient damit als Grundlage für Entscheidungen des IT-Managements.