05442 Führen mit Zielvereinbarungen
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Dass die Steuerung eines Unternehmens und seiner Mitarbeiter mithilfe von Zielen die Effektivität der Unternehmensführung deutlich erhöht, ist bereits seit gut sechzig Jahren bekannt. Anhand des aus den USA stammenden Führungskonzepts „Management by Objectives (MbO)” wurden zunächst Ziele von den jeweils Vorgesetzten vorgegeben. Um Mitarbeiter zu motivieren und deren Know-how zu nutzen, werden heute Ziele gemeinsam mit den Mitarbeitern in einem kontinuierlichen Prozess erarbeitet, vereinbart und überwacht.
Im Folgenden erfahren Sie, in welchen Schritten Sie Zielvereinbarungen treffen und wie Sie ein Zielvereinbarungsgespräch führen. Grenzen und Barrieren sowie die zu beachtenden rechtlichen Aspekte runden den Beitrag ab. Arbeitshilfen: von: |
1 Warum mit Zielvereinbarungen führen?
Ziele als Motivationsinstrumente
Der Einsatz von Zielvereinbarungen basiert auf der These, dass Mitarbeiter eines Unternehmens ein durch Motivation aktivierungsfähiges Potenzial in sich tragen. Dem liegt die Erkenntnis zugrunde, dass sie sich für Ziele, die sie selbst vorschlagen oder an denen sie aktiv mitgewirkt haben, wesentlich stärker engagieren als für Ziele, die ihnen unbekannt sind oder an denen sie nicht mitbestimmen dürfen. Zielvereinbarungen können auf allen Hierarchieebenen des Unternehmens eingesetzt werden. Sie fördern die Mitarbeiterorientierung und sind damit ein wesentliches Element eines ganzheitlichen Qualitätsmanagements.
Der Einsatz von Zielvereinbarungen basiert auf der These, dass Mitarbeiter eines Unternehmens ein durch Motivation aktivierungsfähiges Potenzial in sich tragen. Dem liegt die Erkenntnis zugrunde, dass sie sich für Ziele, die sie selbst vorschlagen oder an denen sie aktiv mitgewirkt haben, wesentlich stärker engagieren als für Ziele, die ihnen unbekannt sind oder an denen sie nicht mitbestimmen dürfen. Zielvereinbarungen können auf allen Hierarchieebenen des Unternehmens eingesetzt werden. Sie fördern die Mitarbeiterorientierung und sind damit ein wesentliches Element eines ganzheitlichen Qualitätsmanagements.
Funktionen von Zielen
Ziele haben somit eine Motivationsfunktion, die darin besteht, dass dem Mitarbeiter durch die Zielerreichung ein Erfolgserlebnis in Aussicht gestellt wird. Wenn er das Ziel erreicht, stärkt dies sein Selbstwertgefühl und fördert das Wissen um seine eigene Kompetenz, was sich auf das künftige Verhalten und Engagement positiv auswirkt. Neben der Motivationsfunktion werden Zielen weitere bedeutende Funktionen zugeschrieben (vgl. hierzu und im Folgenden [1])
Ziele haben somit eine Motivationsfunktion, die darin besteht, dass dem Mitarbeiter durch die Zielerreichung ein Erfolgserlebnis in Aussicht gestellt wird. Wenn er das Ziel erreicht, stärkt dies sein Selbstwertgefühl und fördert das Wissen um seine eigene Kompetenz, was sich auf das künftige Verhalten und Engagement positiv auswirkt. Neben der Motivationsfunktion werden Zielen weitere bedeutende Funktionen zugeschrieben (vgl. hierzu und im Folgenden [1])
| • | Selektionsfunktion: Sie zeigt sich darin, dass eine bewusste Auswahlentscheidung zwischen mehreren Handlungsalternativen bzw. Strategien erst durch Ziele möglich wird, wodurch Ziele immer auch Handlungspräferenzen für das Management kennzeichnen. |
| • | Orientierungsfunktion: Sie kennzeichnet die Ausrichtung sämtlicher Aktivitäten des Unternehmens auf ein oder mehrere übergeordnete Ziele. Vereinbarte Ziele dienen den Mitarbeitern als Rahmen für Handlungen und Entscheidungen und tragen damit zu einer eindeutigen Orientierung bei. |
| • | Steuerungsfunktion: Sie zeigt sich darin, dass Ziele die Steuerung bzw. Lenkung von Verhaltensweisen durch Vorgabe von Leistungsgrößen (Sollvorgaben) ermöglichen, ohne die dafür notwendigen Handlungen und Entscheidungen im Einzelnen vorgeben zu müssen. |
| • | Koordinationsfunktion: Sie zeigt sich darin, dass Ziele die verschiedenen Aktivitäten der Mitarbeiter, z. B. in unterschiedlichen Organisationseinheiten des Unternehmens, anpassen und aufeinander abstimmen. |
| • | Bewertungsfunktion: Sie zeigt sich darin, dass Handlungsalternativen bzw. Strategien nur im Hinblick auf ihren Beitrag zur Zielerreichung bewertet werden können; ohne Ziele ist daher eine Bewertung von Strategien und Maßnahmen nicht möglich. |
| • | Kontrollfunktion: Sie zeigt sich darin, dass Ziele Sollvorstellungen darstellen, die den erreichten Ergebnissen gegenübergestellt werden. |
Weitere Nutzenaspekte von Zielvereinbarungen
Darüber hinaus führt eine nachvollziehbare Bewertung der Mitarbeiterleistung anhand von vereinbarten Zielen in einem Soll-Ist-Vergleich zur Versachlichung und Objektivierung, da es Führungskräften nicht möglich ist, „einsame” Entscheidungen zu treffen. Den Mitarbeitern sind die Erwartungen bekannt, die mit bestimmten Leistungsperioden verbunden sind. Ziele helfen dabei, das gesamte Handeln im Unternehmen planvoll und ergebnisorientiert auszurichten. Außerdem lässt sich ein Unternehmen mit Zielen und Zielvereinbarungen einfacher und flexibler steuern als mit herkömmlichen Führungsinstrumenten wie Arbeitsanweisungen, Richtlinien und starren, vorgegebenen Programmen. Schließlich können Zielvereinbarungen problemlos in andere Managementkonzepte, z. B. die Balanced Scorecard, integriert werden.
Darüber hinaus führt eine nachvollziehbare Bewertung der Mitarbeiterleistung anhand von vereinbarten Zielen in einem Soll-Ist-Vergleich zur Versachlichung und Objektivierung, da es Führungskräften nicht möglich ist, „einsame” Entscheidungen zu treffen. Den Mitarbeitern sind die Erwartungen bekannt, die mit bestimmten Leistungsperioden verbunden sind. Ziele helfen dabei, das gesamte Handeln im Unternehmen planvoll und ergebnisorientiert auszurichten. Außerdem lässt sich ein Unternehmen mit Zielen und Zielvereinbarungen einfacher und flexibler steuern als mit herkömmlichen Führungsinstrumenten wie Arbeitsanweisungen, Richtlinien und starren, vorgegebenen Programmen. Schließlich können Zielvereinbarungen problemlos in andere Managementkonzepte, z. B. die Balanced Scorecard, integriert werden.
Funktionsweise von Zielvereinbarungen
Die Vereinbarung von Zielen erfolgt in einem Verhandlungsprozess, bei dem der Vorgesetzte Zielvorschläge unterbreitet, die aus Sicht des Unternehmens und seiner Organisationseinheit geboten erscheinen. Der Mitarbeiter formuliert hingegen Ziele, die aus seiner Sicht erreichbar sind. Diese Ziele werden aufeinander abgestimmt. Am Ende des Prozesses steht eine Einigung auf bestimmte Ziele, die in einem definierten Zeitraum erreicht werden sollen. Danach erfolgen eine Leistungskontrolle des Mitarbeiters und eine entsprechende Belohnung über das Anreizsystem des Unternehmens. Darüber hinaus werden gegebenenfalls Personalentwicklungsmaßnahmen durchgeführt, um das Qualifikationsniveau des Mitarbeiters zu erhöhen. Abbildung 1 zeigt die Systematik von Zielvereinbarungen.
Die Vereinbarung von Zielen erfolgt in einem Verhandlungsprozess, bei dem der Vorgesetzte Zielvorschläge unterbreitet, die aus Sicht des Unternehmens und seiner Organisationseinheit geboten erscheinen. Der Mitarbeiter formuliert hingegen Ziele, die aus seiner Sicht erreichbar sind. Diese Ziele werden aufeinander abgestimmt. Am Ende des Prozesses steht eine Einigung auf bestimmte Ziele, die in einem definierten Zeitraum erreicht werden sollen. Danach erfolgen eine Leistungskontrolle des Mitarbeiters und eine entsprechende Belohnung über das Anreizsystem des Unternehmens. Darüber hinaus werden gegebenenfalls Personalentwicklungsmaßnahmen durchgeführt, um das Qualifikationsniveau des Mitarbeiters zu erhöhen. Abbildung 1 zeigt die Systematik von Zielvereinbarungen.
Lesehinweis: Da sich die nachfolgenden Ausführungen auf Zielvereinbarungen zwischen mehreren Hierarchieebenen des Unternehmens beziehen, sollen hier vereinfachend folgende Festlegungen gelten:
| • | Wenn vom Mitarbeiter die Rede ist, handelt es sich immer jeweils um die untere Hierarchieebene. Mitarbeiter können in diesem Sinn somit auch Führungskräfte sein. |
| • | Der Vorgesetzte ist jeweils der Zielvereinbarungspartner auf der darüber liegenden Ebene. |
Kopplung mit dem Anreiz und Personalentwicklungssystem
Zielvereinbarungen entfalten nur dann ihre volle Wirkung, wenn sie mit dem Anreizsystem des Unternehmens gekoppelt werden. Dabei geht es nicht nur um finanzielle Anreize im Rahmen der Entgeltfestlegung. Vielmehr lassen sich Zielvereinbarungen auch für nicht finanzielle Anreize einsetzen, z. B. indem ein Mitarbeiter stärker in Planungen und Entscheidungen eingebunden wird. Des Weiteren kann das Erreichen von vereinbarten Zielen mit Maßnahmen zur Karriereförderung, einer einvernehmlichen Arbeitszeitgestaltung oder mit einer Übertragung von höherwertigen Aufgaben und Projekten sowie den dazugehörigen Befugnissen verbunden sein.
Zielvereinbarungen entfalten nur dann ihre volle Wirkung, wenn sie mit dem Anreizsystem des Unternehmens gekoppelt werden. Dabei geht es nicht nur um finanzielle Anreize im Rahmen der Entgeltfestlegung. Vielmehr lassen sich Zielvereinbarungen auch für nicht finanzielle Anreize einsetzen, z. B. indem ein Mitarbeiter stärker in Planungen und Entscheidungen eingebunden wird. Des Weiteren kann das Erreichen von vereinbarten Zielen mit Maßnahmen zur Karriereförderung, einer einvernehmlichen Arbeitszeitgestaltung oder mit einer Übertragung von höherwertigen Aufgaben und Projekten sowie den dazugehörigen Befugnissen verbunden sein.
2 Kriterien für die Zielbildung
Zielqualität
Ob Zielvereinbarungen erfolgreich als Führungsinstrumente eingesetzt werden können, sodass sich die psychologisch wünschenswerten Effekte einstellen, ist wesentlich von der Qualität der darin vereinbarten Ziele abhängig. Daher sind bei der Ableitung und Vereinbarung der Ziele bestimmte Kriterien zu erfüllen, die in Abbildung 2 dargestellt und anschließend erläutert werden.
Ob Zielvereinbarungen erfolgreich als Führungsinstrumente eingesetzt werden können, sodass sich die psychologisch wünschenswerten Effekte einstellen, ist wesentlich von der Qualität der darin vereinbarten Ziele abhängig. Daher sind bei der Ableitung und Vereinbarung der Ziele bestimmte Kriterien zu erfüllen, die in Abbildung 2 dargestellt und anschließend erläutert werden.
