04130 Kosten- und Leistungsrechnung für IT Services
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Das Erbringen von IT Services unterliegt dem Wirtschaftlichkeitsgebot. Dies erfordert, dass die erbrachten Servicemengen gemessen und die entstandenen Kosten den einzelnen IT Services zugeordnet werden. Die eher technisch orientierte Welt der Produktion von IT Services muss um eine kaufmännische Dimension ergänzt werden. Dieser Beitrag definiert zunächst die immer wieder benötigten Begriffe und stellt dann die auf den Bereich des IT Service Managements adaptierten Verfahren der Kosten- und Leistungsrechnung vor. Er zeigt darüber hinaus, wie eine professionelle Planung arbeiten sollte und schließt mit Hinweisen auf die Ableitung von geeigneten Managementinformationen aus der operativen Kosten- und Leistungsrechnung. Arbeitshilfen: Unter einer Kostenart fasst man diejenigen Kosten zusammen, die einer bestimmten Ressource oder Ressourcengruppe entsprechen. Beispiele sind Personalkosten, Reisekosten, Mieten, Energiekosten. In einem bestehenden Unternehmen muss diese Liste der Kostenarten nicht mehr aufgestellt werden. Sie ist durch den Kontenplan vorgegeben. Der vorgegebene Kontenplan verursacht in der IT-Praxis immer wieder Schwierigkeiten, denn die dort genannten Kostenarten sind üblicherweise nicht auf die spezifischen Belange von IT-Organisationen abgestimmt. Einen IT-gerechten Kontenplan finden Sie hier als Arbeitshilfe beigefügt. Der Plan liegt als Mindmap anpassbar im MindManager-Format vor. Nur zur Ansichtszwecken ist er zusätzlich als eine eingebettete Anwendung in einem PDF-Dokument verfügbar. Unter einer Kostenart fasst man diejenigen Kosten zusammen, die einer bestimmten Ressource oder Ressourcengruppe entsprechen. Beispiele sind Personalkosten, Reisekosten, Mieten, Energiekosten. In einem bestehenden Unternehmen muss diese Liste der Kostenarten nicht mehr aufgestellt werden. Sie ist durch den Kontenplan vorgegeben. Der vorgegebene Kontenplan verursacht in der IT-Praxis immer wieder Schwierigkeiten, denn die dort genannten Kostenarten sind üblicherweise nicht auf die spezifischen Belange von IT-Organisationen abgestimmt. Einen IT-gerechten Kontenplan finden Sie hier als Arbeitshilfe beigefügt. Der Plan liegt hier nur zur Ansichtszwecken als eine eingebettete Anwendung in einem PDF-Dokument vor. Er ist zudem als anpassbares Mindmap verfügbar im MindManager-Format. In der Kostenträgerrechnung des IT Service Managements sollen die Kosten den sie verursachenden Objekten zugeordnet werden. Das sind vor Allem die verschiedenen IT Services. Eine besondere Form der Kostenträgerrechnung stellt die seinerzeit von der Gartner Group in die IT-Welt eingeführte Betrachtung der Total Cost of Ownership (TCO) dar. Damit sind sämtliche Kosten eines IT-Systems gemeint, die im Rahmen seines Lebenszyklus sowohl beim betreibenden IT-Dienstleister als auch beim IT-Kunden im Rahmen der Nutzung entstehen. Eine TCO-Struktur finden Sie hier als Arbeitshilfe beigefügt. Der Plan liegt als Mindmap anpassbar im MindManager-Format vor. Nur zur Ansichtszwecken ist er zusätzlich als eine eingebettete Anwendung in einem PDF-Dokument verfügbar. In der Kostenträgerrechnung des IT Service Managements sollen die Kosten den sie verursa-chenden Objekten zugeordnet werden. Das sind vor Allem die verschiedenen IT Services. Eine besondere Form der Kostenträgerrechnung stellt die seinerzeit von der Gartner Group in die IT-Welt eingeführte Betrachtung der Total Cost of Ownership (TCO) dar. Damit sind sämtliche Kosten eines IT-Systems gemeint, die im Rahmen seines Lebenszyklus sowohl beim betrei-benden IT-Dienstleister als auch beim IT-Kunden im Rahmen der Nutzung entstehen. Eine TCO-Struktur finden Sie hier als Arbeitshilfe beigefügt. Der Plan liegt hier nur zur Ansichtszwecken als eine eingebettete Anwendung in einem PDF-Dokument vor. Er ist zudem als anpassbares Mindmap verfügbar im MindManager-Format. Ein einfaches Kalkulationsblatt für die direkte Zuordnung von Kosten auf IT Services finden Sie in einer beigefügten Arbeitshilfe. Dieses Kalkulationsblatt lässt sich leicht auf die spezifische Situation Ihres Unternehmens anpassen und erweitern. In eigenen dafür vorgesehenen Tabellen des Kalkulationsblattes finden Sie Hinweise, wie es zu nutzen und anzupassen ist. Ein Kalkulationsblatt für die Zuordnung von Kosten über mehrere Stufen von Zwischenleistungen auf die IT Services finden Sie in zwei begefügten Arbeitshilfen. Diese Kalkulationsblätter unterscheiden sich durch die unterschiedliche Handhabung von „Overhead”. Hier im Kalkulationsblatt A (04130_d) werden Overheadkosten direkt auf Zwischenleistungen und IT Services verteilt, im zweiten Kalkulationsblatt B (04130_e) werden Overheadkosten in Form einer Zuschlagskalkulation ausschließlich auf die IT Services verteilt. Beide Arbeitshilfen können Sie mit überschaubarem Aufwand auf die eigene Situation anpassen. In eigenen dafür vorgesehenen Tabellen der Kalkulationsblätter finden Sie Hinweise, wie diese zu nutzen und anzupassen sind. Ein Kalkulationsblatt für die Zuordnung von Kosten über mehrere Stufen von Zwischenleistungen auf die IT Services finden Sie in zwei begefügten Arbeitshilfen. Diese Kalkulationsblätter unterscheiden sich durch die unterschiedliche Handhabung von „Overhead”.Hier im Kalkulationsblatt B (04130_e.xls) werden Overheadkosten in Form einer Zuschlagskalkulation ausschließlich auf die IT Services verteilt. Im Kalkulationsblatt A (04130_d.xls) werden Overheadkosten direkt auf Zwischenleistungen und IT Services verteilt. Beide Arbeitshilfen können Sie mit überschaubarem Aufwand auf die eigene Situation anpassen. In eigenen dafür vorgesehenen Tabellen der Kalkulationsblätter finden Sie Hinweise, wie diese zu nutzen und anzupassen sind. von: Vita:
Dipl.-Math., Dr. rer. nat., Professor für Wirtschaftsinformatik an der Hochschule Anhalt, Fachberater für IT- und Shared-Services-Controlling, Geschäftsführer TESYCON GMBH, Köthen (Anhalt). Weitere Beiträge: |
1 Einführung
Wirtschaftliches Verhalten
Die Bereitstellung oder Erzeugung von IT Services erfordert wirtschaftliches Verhalten. Knappe IT-Ressourcen müssen so eingesetzt werden, dass sie zu einem möglichst hohen Nutzen für die gesamte Anwenderorganisation führen.
Zahlenmäßige Abbildung
Um die Prozesse der IT-Service-Erstellung planen und steuern zu können, müssen sie zahlenmäßig abgebildet werden. Verbrauchte Ressourcen und erstellte IT Services müssen mengenmäßig erfasst werden. Da die Erstellung von IT Services auf dem Hintergrund des Leistungsaustausches zwischen unterschiedlichen Unternehmen und Organisationen erfolgt, müssen sowohl die verbrauchten Ressourcen als auch die erstellten IT Services bewertet werden. Allen verbrauchten Ressourcen und erstellten IT Services muss daher auch ein Wertäquivalent in Form eines Geldbetrags zugeordnet werden.
Kernfragen
In diesem Kontext will die Kosten- und Leistungsrechnung für IT Services folgende Fragen beantworten:
