01650 Revisionssichere elektronische Archivierung
|
Revisionssichere Archivierung, Aufbewahrungsfristen, Medien- und Migrationskonzept, Verfahrensdokumentation – das alles sind nicht nur Stichworte, die die gegenwärtige Archivierungsdiskussion prägen, sondern unmittelbare Anforderungen, die bei einer Archivierungslösung berücksichtigt werden müssen. Der Beitrag gibt Ihnen Hilfestellung dabei, die konkreten Anforderungen an eine revisionssichere elektronische Archivierungslösung zu erfassen und die dahinterstehenden Ordnungsvorschriften kennenzulernen. Ausgehend von einer kurzen Darstellung der Archivkomponenten werden die mit dem Einsatz elektronischer Archivierungsverfahren einhergehenden Risiken beleuchtet und die Ordnungsvorschriften und Rechtsgrundlagen für die elektronische Archivierung sowie die daraus resultierenden Anforderungen an eine Archivierungslösung skizziert. Abschließend werden wichtige Eckpunkte für Einrichtung und Betrieb eines revisionssicheren Archivierungsverfahrens dargestellt. Arbeitshilfen: von: |
1 Bestandteile einer elektronischen Archivierungslösung
Aufgabe des Archivierungssystems
Ein elektronisches Archivierungssystem dient zur Langzeitspeicherung und Bereitstellung elektronisch gespeicherter Unterlagen sowie zur Verwaltung der zur Archivierung eingesetzten Datenträger. Das elektronische Archivierungssystem umfasst diejenigen Elemente des IT-Systems, die zur Erfassung, Indexierung, Speicherung, Verwaltung, Lesbarmachung und langfristigen und unveränderlichen Aufbewahrung von elektronisch zu speichernden Daten und Dokumenten eingesetzt werden. Es besteht im Wesentlichen aus
Ein elektronisches Archivierungssystem dient zur Langzeitspeicherung und Bereitstellung elektronisch gespeicherter Unterlagen sowie zur Verwaltung der zur Archivierung eingesetzten Datenträger. Das elektronische Archivierungssystem umfasst diejenigen Elemente des IT-Systems, die zur Erfassung, Indexierung, Speicherung, Verwaltung, Lesbarmachung und langfristigen und unveränderlichen Aufbewahrung von elektronisch zu speichernden Daten und Dokumenten eingesetzt werden. Es besteht im Wesentlichen aus
| • | der zur Archivierung eingesetzten IT-Infrastruktur (z. B. Archivserver, Systemprogramme zur Indexierung und Archivierung, Speichersystem, Scannereinheiten), |
| • | den zur Archivierung eingesetzten IT-Anwendungen (z. B. Erfassungsprogramme zum Scannen, Programme zur Indexierung und Verwaltung der zu archivierenden Unterlagen, Retrievalsysteme zur Recherche und Wiedergabe von Daten und Dokumenten aus dem Archivierungssystem) und |
| • | IT-gestützten Archivierungsprozessen (Dokumenten- und Datenfluss von aufbewahrungspflichtigen Dokumenten und Daten von dem Zeitpunkt des Beginns ihrer Rechnungslegungsrelevanz über ihre langfristige und unveränderliche Aufbewahrung bis zur abschließenden Vernichtung) [1]. |
CI- und NCI-Format
Bei elektronischen Archivierungsverfahren kommt grundsätzlich eine Speicherung der Daten und Dokumente in Form sogenannter Coded Information (CI-Format oder inhaltliche Wiedergabe) oder in Form von Non Coded Information (NCI-Format oder bildliche Wiedergabe) in Betracht. Im CI-Format gespeicherte Daten sind unmittelbar computergestützt auswertbar, NCI-Dokumente mittelbar auf der Basis separat zum Dokument zu erfassender Indexinformationen. Physisch empfangene Dokumente können technisch nach ihrer elektronischen Erfassung (Scannen) im NCI-Format oder alternativ nach entsprechender Verarbeitung (z. B. Optical Character Recognition OCR) im CI-Format gespeichert werden. Elektronische Dokumente (z. B. elektronisch empfangene Handelsbriefe, originär im IT-System erzeugte Buchungen, Auftragsbestätigungen, Bestellungen und andere Daten) werden üblicherweise im CI-Format gespeichert.
Bei elektronischen Archivierungsverfahren kommt grundsätzlich eine Speicherung der Daten und Dokumente in Form sogenannter Coded Information (CI-Format oder inhaltliche Wiedergabe) oder in Form von Non Coded Information (NCI-Format oder bildliche Wiedergabe) in Betracht. Im CI-Format gespeicherte Daten sind unmittelbar computergestützt auswertbar, NCI-Dokumente mittelbar auf der Basis separat zum Dokument zu erfassender Indexinformationen. Physisch empfangene Dokumente können technisch nach ihrer elektronischen Erfassung (Scannen) im NCI-Format oder alternativ nach entsprechender Verarbeitung (z. B. Optical Character Recognition OCR) im CI-Format gespeichert werden. Elektronische Dokumente (z. B. elektronisch empfangene Handelsbriefe, originär im IT-System erzeugte Buchungen, Auftragsbestätigungen, Bestellungen und andere Daten) werden üblicherweise im CI-Format gespeichert.
Brutto- und Netto-Imaging
Als Varianten der elektronischen Archivierung von Dokumenten im CI-Format werden die Verfahren Brutto- und Netto-Imaging unterschieden. Beim Brutto-Imaging wird das vollständige Abbild gespeichert. Beim Netto-Imaging werden auf einem Beleg (z. B. Briefkopf) wiederkehrende Informationen ausgefiltert und nicht jedes Mal mit abgespeichert. Das Verfahren eignet sich daher für die Archivierung von standardisierten Eingangs- oder Ausgangsbelegen, sofern sichergestellt ist, dass das Netto-Image zum Zeitpunkt der Wiedergabe mit den ausgefilterten Informationen kombiniert werden kann.
Als Varianten der elektronischen Archivierung von Dokumenten im CI-Format werden die Verfahren Brutto- und Netto-Imaging unterschieden. Beim Brutto-Imaging wird das vollständige Abbild gespeichert. Beim Netto-Imaging werden auf einem Beleg (z. B. Briefkopf) wiederkehrende Informationen ausgefiltert und nicht jedes Mal mit abgespeichert. Das Verfahren eignet sich daher für die Archivierung von standardisierten Eingangs- oder Ausgangsbelegen, sofern sichergestellt ist, dass das Netto-Image zum Zeitpunkt der Wiedergabe mit den ausgefilterten Informationen kombiniert werden kann.
